書類の整理②いる書類・いらない書類に分ける

お部屋のいたるところにしまわれていた書類を集めました。
古いものから新しいもの、こんなものまで持っていたのかと、存在自体を忘れていたものもあるのではないでしょうか?

書類の整理で次に行うことはなんでしょう?

書類ボックスやクリアファイルなどの収納用品を買う事でしょうか?

いえいえ、まだ収納用品は買いません。
書類を集めた後に行うのは、「必要な書類」「いらない書類」に分けることです。

よく片付けの本では「整理をする」という言葉で紹介されています。
必要なものと不必要なものに分けて、必要のないものを取り除くことを言います。

ここでしっかりと必要ないものを取り除いておくことで、あとで行う収納の作業や保管、そして必要な時にはすぐに取り出せるようになります。

では必要な書類はどのようなものでしょうか?

  • 税金などの領収書
  • 生命保険や家屋の保険の証書
  • ローンやクレジットカードの契約書
  • 家の権利書
  • 子どもの学校のお知らせ
  • 新聞や雑誌の切り抜き
  • 確定申告に必要な各種書類
  • 医療費の領収証
  • クーポン券
  • 取扱説明書
  • 毎月のガス・電気・水道などの領収書
    など

こう見るといかがでしょう。
家にある書類、紙類は全て必要になってしまいますね。

では細かく見ていきます。

  • 税金などの領収書
    →領収書のどこかに「〇年保管」と書かれています。それ以上前のものは必要でしょうか。
  • 生命保険や家屋の保険の証書
    →意外と現在契約しているもの以外のものも、保管されていることがあります。
  • 子どもの学校のお知らせ
    →提出期限が過ぎた書類や終わった行事のお知らせはありませんか?
  • 新聞や雑誌の切り抜き
    →また読み返しますか?必要な物だけに厳選してありますか?
  • 確定申告に必要な書類
    →保管はしていたけれど使わなかった古すぎる書類はありませんか?
  • 医療費の領収証
    →古すぎるものはありませんか?
  • クーポン券
    →期限が切れたものはありませんか?
  • 取扱説明書
    →もう持っていない品物の取説はありませんか?
  • 毎月のガス・電気・水道の領収書
    →前の年のものも保管していませんか?

細かく見ていくと、必要な種類の書類の中にもすでにいらない書類が紛れているものです。

これらをきちんと分けていくことで書類の数自体を減らしていくことができます。

整理の方法

①生命保険関係(会社別に)の書類、税金の領収書、子どもの学校のお知らせ、ガス代の領収書、電気代の領収書、水道代の領収書、クレジットカードの明細書など、それぞれのジャンルごとに分けていきます。

②それぞれのジャンルの中で、必要な書類、いらない書類に分けていきます。

他に、取説や新聞の切り抜きなど、どうしたらいいのか分からない書類もありますよね。

これらはそれぞれの人の判断ということになります。

私は新聞や雑誌の切り抜きを集めるのが好きなので、「切り抜きは捨てましょう」という考え方はできません。

これと同じく取説についても、「検索すればいいのだから捨ててしまいましょう」ということに納得できない方もいらっしゃるかと思います。

検索する場合、知りたい情報が一発で出てくることってあまりないですよね?
たくさんスクロールしないといけなかったり、何個サイトを見ても知りたいことがなかなか出てこなかったり…。

こんな時、取説なら後ろに索引や「こんな時は?」とトラブルがまとめられていて、すぐにそのページを広げることができます。

紙の取説の方が使いやすいという方もいらっしゃいますよね。

このように使いやすいと感じるものや大切だと思っていることは人それぞれです。

紹介されている片付け方法にとらわれずに、ご自身の暮らしに合わせて持つものを考えることも大切です

時間はかかりますが、この時にしっかりと必要な書類・いらない書類に分けておくことで、その後の使いやすさが変わります。

ゆっくりじっくり、書類の仕分けを行っていって下さいね。

〈保管する書類について〉
生命保険などの証書は、実際には無くても、契約者やどこの保険会社かが分かっていれば請求できます。

同じくガス代などの領収書は、普段の暮らしでは必要になることはありません。

他の書類も間違って捨ててしまった場合でも、たいていの場合は再発行してもらえます。


ですが「〇年保管」「再発行はしません」などと書かれていることもありますので、ここは捨てずに、重要な書類として大切に保管なさって下さい。

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