書類の整理③書類を分類する

書類を必要なもの・必要でないものに分けました。

次に行うのは書類の分類です。
整理をする時にも分けながら行いますが、続く「収納」をきっちりと行い、使いやすくするためにも、書類を分類しておくことが大切です。

書類を分類する

大切な書類の分類作業ですが、ここに1番迷われている方も多いのではないでしょうか?


「どう分けたらいいのか分からない……」


大切な書類をそのジャンルごとに分けて保管しておいた方がいいのは分かってはいるけれど、その分け方が分からない。

この書類はどちらの仲間にしたらいいのだろう。


頑張ろうと思えば思うほど迷ってしまうものですよね。

以下にいくつか分け方やジャンルを書いてみました。分類に迷った時のご参考にしていただけますと幸いです。

書類の分類案

【分類項目例】

  1. よく見る
  2. 役所関連
  3. 暮らし
  4. 子ども、学校、教育
  5. 病院
  6. 趣味、仕事
  7. 取扱説明書
  8. 重要、大切

よく見る○○学校
△△学校
□□保育園
パパ
ママ
現在進行、提出期限あり、一時保管、各納付書
役所関連納税関連
医療費領収書
年末調整、確定申告関連
各種申請書
暮らしお店のクーポン
防災ガイドブック、ハザードマップ、防災関連
市報
ゴミの出し方冊子
暮らし関連の雑誌・新聞の記事
電気、ガス、水道、電話、クレジットカードなどの領収書
子ども
学校
教育
○○学校(長期保存の書類)
△△学校(長期保存の書類)
□□保育園(長期保存の書類)
○○習い事(塾、**教室など)
△△習い事(塾、**教室など)
PTA
子ども会
病院保険証
個人ごと診察券を分けて
趣味
仕事
趣味
仕事
取扱説明書キッチン家電(電子レンジ、ケトル、ミキサーなど)
パソコン
エアコン
掃除機
洗濯機
自転車
重要書類住宅契約関連
生命保険
住宅保険、火災保険、地震保険
自動車保険、損害保険
自転車保険
マイナンバー
パスポート
クレジットカード契約書類
携帯電話契約書類
銀行口座契約書類
しゅりはんど  書類分類例




他にもまだまだありますが、こんな感じで分類していけば、あとは似ている項目の所に入れていくだけで良いかと思います。




書類の分類で気にしたいポイント

  • よく見る
    子どもの学校のこれから行われる行事のお知らせ、提出期限がある書類、税金・年金の納付書、など、現在行っている・直近で行う物事の書類
  • 役所関連か暮らしか迷うもの
    ハザードマップやゴミの出し方の冊子は役所発行の書類になりますが、これを「役所関連」とするか「暮らし」とするかは始めにルールを決めてしまいます。

    オススメは、納税関連、医療費の領収書、年末調整関連書類、申請書類など、お金関係や提出書類を「役所」とし、市報やゴミの出し方の冊子は「暮らし」とする分け方です。

    他に、保険会社などから年末に届く1年分の支払いについて書かれている領収書は、年末調整・確定申告に使うものとして、届いたら役所関連に入れてしまうのが良いかと思います。
  • 子ども、学校関連
    保存をするプリントは、いつも見るものの所ではなく、学校関連の分類とすれば、「よく見る」書類が少なくてすみます。
  • 保険」と言葉がつくもの
    「保険」と言葉がつくものには大きく分けると、病院にかかる時に持って行く『健康保険証』関連と、生命保険や住宅の保険関連のものに分かれます。

    これはいずれも大切なものですが、違うものと認識していないと分けるのが難しくなってしまいます。実際に「迷う、どうしたらいいか分からない」とおっしゃるお客様もいらっしゃいます。

    健康保険証…国民健康保険、保険証、全国健康保険協会、介護保険、高齢者医療制度、後期高齢者医療制度、高額療養費制度など

    生命保険…生命保険や住宅の保険、車の保険、損害保険などは、取り扱いの団体に関わらず、「保険証」関連以外はこちらにします。

    各種生命保険、損害保険、火災保険、地震保険、かんぽ、県民共済、学資保険など

    分けて考えてみると、「なるほど。違うな!」と分かりますよね。
  • 取扱説明書
    取説と一緒に購入時のレシートを一緒に保管しておくと便利です。
  • 病院
    診察券、保険証のみにしておき、医療費の領収書は役所の所へ。

【保管】
クリアファイルに入れて保管する場合は、あまり細かくクリアファイル1枚1枚に分けるよりも、枚数が少ない書類は同ジャンル内のものなら1つのクリアファイルにまとめてしまうのがクリアファイルだらけにならずオススメです。

(例)・取説
   ・市報、ゴミの出し方、防災
   ・納税領収書、年末調整・確定申告用各種領収書
   ・電気、ガス、水道代の領収書
など

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